远程办公,企业初尝人力资源管理数字化转型

为抗击新型冠状病毒肺炎疫情,2020年1月26日国务院办公厅发布《关于延长2020年春节假期的通知》,春节假期从原1月30日延长至2月2日,随后上海、重庆、广东、江苏、浙江等多省市发布关于延迟企业复工的通知,宣布各类企业不早于2月9日24时前复工。


(来源:广东省人民政府http://www.gd.gov.cn/gkmlpt/content/2/2879/post_2879851.html

 

但小编发现,从2月3号开始,不少朋友已经在朋友圈纷纷刷起了“远程办公”/“居家办公”的工作动态。一时之间,“远程办公”/“居家办公”成为热门话题,为保证工作正常开展,不少企业通过线上办公的方式实现复工。智联招聘在对1644个企业和11412个职场人进行调查后,发布的《2020年春节企业复工情况调研报告》显示, 41.7%职场人所在的企业选择在2月3日复工,而对于复工后的工作模式,其中17.8%的企业选择在家办公。



(http://hlj.news.163.com/20/0201/18/F4ANSU2904238DRB.html)

事实证明2月3日当天,不少企业的员工集体上线,通过钉钉、企业微信等办公软件进行远程办公,而钉钉,企业微信等办公软件更是一度被迫崩溃,功能失效。与此同时,该调研报告数据显示疫情防控期间,过半职场人希望企业能允许在家远程办公,这也是部分企业正在坚持实施的举措,有的企业将“远程办公”延长至2月14日,有的企业甚至要求员工3月2日前都实行“居家办公”,毕竟线上办公比线下办公可能造成的风险要小得多。


“远程办公”/“居家办公”将传统的线下办公转换成线上办公,企业的人力资源管理也在接受新的挑战或尝试,对居家办公的员工进行线上管理和考核,尝试人力资源管理数字化转型。

简单来说,人力资源管理数字化转型是人力资源运作方式的转变,在数字化时代,它通过使用数据来指导人力资源的所有领域:薪资、福利、绩效管理、学习与发展、奖励和认可以及雇佣等等,一改以往以来人工考核和管理的人力资源管理方式。举个例子,以往员工的任务都是由直属上司安排和负责,员工的工作能力和具体表现是通过人为记录并进行考核, 还耗费了不少的人力物力。而在数字化时代,通过办公软件或系统,员工的工作记录都会通过数据保存下来,工作能力和表现都可以可视化的数据去考察,不仅节省了人力资源成本,还有效提高了管理水平。

而企业实现人力资源管理数字化转型的关键,一个是技术层面,办公软件或工具的应用,另一个是企业的人力资源管理水平。针对此次疫情,远程办公软件如钉钉、企业微信以及石墨文档等办公软件广受企业欢迎,员工可以线上打卡,线上完成工作任务,并接受考核。除此之外,还有面向企业外派促销员工的办公软件,如锐博集团旗下的“嗡嗡促销”;面向企业灵活用工、人才自主就业创业的办公软件,如小时间平台,诸如此类,不同的办公软件面向不同企业和人才的需求,通过大数据和云计算,企业的人力资源管理不断提升,逐渐转型。

 

与此同时,“远程办公”/“居家办公”对企业的人力资源管理能力和水平提出了新的要求。 “远程办公”中的几大弊病,包括有员工的自律问题、管理层对于业务的理解问题等等,容易引发管理层和员工之间的信任危机。远程办公之所以会引起不少人抵触的原因背后,除了低效,还有低效问题带来的过度监管。例如,疫情期间,不少公司为了保证员工在线上岗,采用了长时间“视频会议”的工作方式,小组讨论会,工作计划会议,工作汇报会议等等轮番上演,甚至部分管理层开启了全天候24小时呼唤员工在线办公模式,制度上也更为要求严格,例如一日三次打卡、每日汇报工作完成程度、一周内3次无法及时回应电话计旷工一日等安排,令员工不堪重负。

 

疫情的蔓延开启了企业大规模的“远程办公”、“居家办公”用工模式,通过使用在线办公软件进行远程办公,可以有效减少人们之间的直接接触,又能确保各项工作有序开展,而办公软件的广泛运用为企业人力资源管理模式数字化转型提供了条件。随着我国互联网产业的发展壮大和新技术、新业态、新职业的不断涌现,在家办公和灵活办公的需求越来越大,那企业应该如何做好远程办公的准备以及应对人力资源管理数字化转型呢?

 

据中国500强企业重庆小康工业集团人力资源项目总监聂帅介绍,人力资源数字化转型主要包括三个方面,一是数字化的组织管控和协作,二是数字化的员工体验,三是数字化的人力资源和服务。其中ICUC 作为全球最大的远程办公公司之一,拥有超过600名远程办公员工。ICUC市场营销与传媒总监Nicole曾说:“在需要向全球客户提供服务时,对我们来说最关键的就是管理结果,而不是管理人。远程办公模式是非常适合以结果为导向的管理方式的。”对企业来说,重视员工的工作结果,对员工工作过程适当放松,比紧抓员工工作方式的“形式主义”效果要好。这就要求企业将员工的工作目标拆分为一个个具体的工作任务,并落实到具体员工身上,例如今天的工作目标、任务是什么,把任务安排到具体人员身上。

 

其次重视沟通,做好时间管理。远程办公效率低的原因之一是线上沟通带来的不确定性,企业无法预见员工的工作进程,因看不到员工的工作状态,或对员工迟迟没有回复容易感到焦虑。为避免这一情况,企业和员工之间应做好时间管理,明确任务的完成时间或特殊时间安排,方便内部协作。

 

在数字经济时代,企业的竞争环境越来越跨界和动荡,组织的边界正在快速颠覆和弱化,工作岗位传统边界被重新定义,新生代员工也给人力资源管理带来了新挑战,企业需作出积极措施应对。

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